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Planilha ou sistema

Planilha ou sistema: quando a agência de viagens precisa trocar.

A planilha é gratuita, flexível e todo mundo sabe usar. O problema aparece quando a mesma viagem precisa estar no orçamento, na venda, nas reservas, no roteiro e no financeiro, e cada um vive num arquivo diferente.

  • Comparação etapa por etapa
  • Sinais de que a planilha ficou pequena
  • Como trocar sem parar a agência
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Demonstração ilustrativa: Torre de Controle com faturamento, vendas fechadas, ticket médio e próximas viagens.

A mesma viagem, nos dois jeitos de trabalhar

Uma viagem passa por várias mãos antes de acontecer. Veja o que muda em cada etapa.

Planilha e TechnaRota comparados em cada etapa da viagem
OrçamentoNa planilhaPreços copiados da tabela do fornecedor e margem calculada na calculadora, a cada pedido.No TechnaRotaServiços do catálogo com a NET e a margem da agência: o preço sai calculado.
Envio ao clienteNa planilhaPDF ou texto montado à mão e enviado na conversa, sem saber se o cliente abriu.No TechnaRotaPDF com a marca da agência e, a partir do Rota Pro, a Proposta online, com as aberturas do link e a resposta do cliente.
Venda e parcelasNa planilhaOutra planilha para a venda, com as datas das parcelas anotadas à parte.No TechnaRotaA venda nasce do orçamento aprovado, e as parcelas nascem da venda.
ReservasNa planilhaLista do que falta reservar mantida à mão, com o risco de esquecer um serviço.No TechnaRotaCada serviço vendido vira uma reserva, com fornecedor, localizador e situação.
RoteiroNa planilhaDocumento montado do zero no editor de texto, copiando horários das reservas.No TechnaRotaO roteiro nasce do pacote, nas datas da viagem, e sai em PDF com a marca da agência.
Durante a viagemNa planilhaInformações espalhadas na conversa e o viajante perguntando o horário do próximo passeio.No TechnaRotaPortal do Viajante com o roteiro do dia, o voucher e um botão para pedir ajuda à agência.
Financeiro e comissõesNa planilhaRecebimentos conferidos linha a linha e comissão calculada no fim do mês.No TechnaRotaRecebimentos registrados em todos os planos; a partir do Rota Pro, contas a pagar, comissões e o Resultado do período.
Equipe e acessosNa planilhaTodo mundo no mesmo arquivo, inclusive nos valores e nas margens.No TechnaRotaPerfis por área: cada pessoa vê as telas da sua função.

Proposta online, Roteiro, Portal do Viajante e o financeiro completo estão nos planos a partir do Rota Pro.

Sinais de que a planilha ficou pequena

Se dois ou três destes já aconteceram na sua agência, vale olhar para um sistema.

  • O nome do cliente e as datas da viagem são digitados em mais de um arquivo.
  • Uma versão antiga do orçamento já foi enviada ao cliente.
  • Um cliente ficou sem resposta porque ninguém lembrou de retomar a conversa.
  • Um serviço sem reserva só foi descoberto na véspera da viagem.
  • Fechar a comissão da equipe leva uma tarde inteira.
  • O roteiro de cada viagem é montado do zero.
  • Dividir o trabalho com alguém significa abrir o financeiro inteiro.

Como trocar sem parar a agência

  1. Comece pelo catálogo

    Cadastre os destinos, os serviços e os fornecedores com que você mais trabalha, com a NET de cada um.

  2. Traga os clientes ativos

    Primeiro os que têm viagem marcada ou em negociação. O cadastro rápido basta para orçar; documento e endereço completos só são pedidos do titular, na hora da venda.

  3. Faça os novos orçamentos no sistema

    As viagens novas já nascem no sistema, e as que estão em andamento podem terminar como estão.

  4. Ligue o resto aos poucos

    As reservas passam a nascer das vendas feitas no sistema, sem nova digitação; a partir do Rota Pro, também o roteiro e o financeiro completo.

Perguntas frequentes

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Planilha é de graça. O sistema vale a pena?

Depende do volume da agência. Quando a mesma viagem é digitada em vários arquivos, o tempo gasto e os erros de cópia custam mais do que parece. Os planos e o que cada um inclui estão na página inicial.

Dá para trazer os dados que estão nas minhas planilhas?

Fale com a nossa equipe para planejar a implantação e a migração dos seus cadastros.

Preciso parar a agência para trocar?

Não. A troca pode ser feita aos poucos: as viagens novas entram no sistema, e as que já estão em andamento terminam como estão.

Minha equipe vai conseguir usar?

Cada pessoa vê as telas da sua função, e o Mapa do sistema, dentro do painel, explica passo a passo as telas do Comercial, da Gestão de Produto e dos Relatórios, com o atalho para cada uma.

Funciona no celular?

Sim. A plataforma é online e responsiva e pode ser usada no computador, no tablet ou no celular.

Encontre o plano para a sua agência.

Compare os recursos e escolha o que faz sentido para a sua operação.

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